Un outliner per gestionar tasques

Els diferents mètodes per organitzar tasques pròpies no marquen, normalment, cap eina: és elecció personal de cadascú triar-ne una.

Així, uns usaran outliners (on-line o d’escriptori), altres potser el mateix gestor de correu via carpetes o alguna eina tipus One Note o Lotus, i els més durs usaran emacs amb org-mode).

Després de provar-ne algunes, el que més valoro és:

  • que sigui una eina senzilla
  • ràpida i lleugera (poca càrrega de memòria)
  • facilitat d’instal·lació i gestió
  • que no em tingui lligat per cap format propietari en guardar dades
  • que pugui substituir-lo ràpidament per alguna altra eina
  • que pugui explotar les dades senzillament.

Veient això, finalment m’he decidit per usar un simple fitxer de text, guardant les tasques agrupades per dies i posant una mena d’etiquetes. Tot plegat, com usar un org-mode “sui generis”.

El que faig és guardar les tasques en un document amb aquesta pinta:

13-03-2014 ***
2014-03-13  PDT [CE0371] Ercnffne thv tenpvó qr [rEhoevpn], pbzc
2014-03-13  FET [CE0312] Erivfne rf aúzrebf qr frevr
2014-03-13  FET [CE0022] CZnegn. N sre + cebi nare, dhrqb craqrag
2014-03-13  CUR [CE0357] Pbzcebine shapvbanzrag gf abh freivqbe.
---

14-03-2014 ***
2014-03-14  PDT [CE0371] Ercnff rtenpvó qr [rEhoevpn] v JPP.
2014-03-14  PDT [CE0312] Erivfne  gf, j qr yn GO0071 n yn GO0078
2014-03-14  PDT [CE0312] Raivne er vó ZNPf/IVQZ n Vina. C npvó
2014-03-14  PDT [CE0022] Ervfne fv nzo >>fvtovb/pb  f'raivra ryf< <
2014-03-14  PDT [Frh] Frzof geàzvgf f'rfobeen ha qryf qbf v f'nffvtar
2014-03-14  PDT [Frh] Erivfne credhè f gevtn gnag ra pneertne. 
2014-03-14  PDT [CE0369] Ercnffne qbphzrag q'nedgvyb raivng cre.
---

Setmana ***
2014-03-14  CUR [Setm] Cercn  nygerf [CE0312] (ahzrrf n Vina)
2014-03-14  OK  [Setm] Svanyvgmne ceb cre [CE00222], qrvkn
2014-03-14  CUR [Setm] Qrsvave pbawra cre [CE0352], cebtenzne
2014-03-14  CUR [Setm] Qrvkne gnapnqn ctenqr rEhoevpn [CE0371], nzo
2014-03-14  CUR [Setm] Rayyrfgve freivqbe qr ceegn [CE0357]
---

Com funciona?

  • Guardo les tasques agrupades per dies, i em fixo uns objectius setmanals.
  • Una vegada feta la setmana, les tasques diàries es van agrupant per mesos, i el fitxer va per anys.
  • Format: la primera columna és la data, la segona és l'estat, la tercera l'etiqueta principal i després vé la descripció, que pot incloure tags.
  • estat:
    • PDT Pendent
    • CUR En curs
    • FET Fet
    • REV Revisar
    • POS Posposat
    • OK i KO per tasques setmanals
  • [] marquen etiquetes, que es poden fer servir per remarcar projectes, aplicacions...
  • *** i --- marquen inicis/finals d'agrupacions
  • >> i << marquen l'inici/final de blocs destacats

Senzill, no costa res d'omplir i em permet fer una explotació posterior per projectes o per objectius complerts, o cercar dies o feines...

Per exemple:

  • amb
    grep -o -h "\[.*[^{Setm}]\]" Tasques.notes > resultat.txt

    es poden extreure tots els projectes de la primera columna, i tenim una idea de amb què hem estat treballant (podem fer-ho de tot un fitxer, o seleccionar el període que ens interessi, o combinar fitxers de diversos anys...)

  • Es poden fer cerques per tags (etiquetes entre []) i veure com evoluciona aquella feina
  • Es poden fer núvols de tags per veure què ocupa més el nostre temps

També és veritat que un fitxer de text pla costa de llegir si és una llista extensa, i com que les tasques creixen i creixen, el fitxer on es guarden també ho fa, així que per facilitar la visualització i gestió de les tasques, m'he definit un mode outliner per notepad++, que em permet:

  • Identificar per colors l'estat de les tasques
  • Trobar fàcilment projectes, etiquetes, feines
  • Remarcar comentaris o textos importants
  • Agrupar/desagrupar grups de línies (útil per tancar dies, setmanes, mesos, notes).

Amb una captura de pantalla s'entén millor:

captura_outliner

(els blocs s'obren/tanquen per facilitar el desplaçament entre dies, serveixen per crear notes i es poden aniuar)

La definició del mode és a GitHub, i es pot modificar com es vulgui (el mode té associada l'extensió ".notes" i està associat a un tema fosc, si el proveu).

17 thoughts on “Un outliner per gestionar tasques”

  1. Que gran Manel, que gran! El teu post m’ha deixat impressionat. L’esperit hacker no està perdut! 😉

    Està molt bé aquest sistema. És un quasi-orgmode. grep-compatible, colors, etc. Tens bàsicament el 70% del que dóna l’org-mode i, a més, empres codis molt semblants als meus. Jo crec que amb un sistema així jo podria funcionar bastant bé. L’únic que em falta és la possibilitat de fer més subnivells, entenc que el teu outliner només té un nivell, no? Això dels subnivells, anar fent arbre, és important per als projectes.

    Per cert, està molt bé aquest editor que gastes!

    1. Gràcies, Pere!

      És un hacker una mica de pa sucat amb oli, però anem fent, que no és poc! ;·)

      Si, la veritat és que n’estic molt content, ja uns mesos que l’empro i m’hi sento molt còmode.

      Del que dius de subnivells, sí que es pot fer sí. Pots posar nivells dintre de nivells i anar tancant i obrint segons vols, pots deixar subnivells tancats i d’altres d’oberts mentre tanques el nivell pare… el mateix editor t’ho dóna, això. La única cosa és que quan els tanques totes les línies horitzontals queden al mateix nivell i es perd una mica la visió d’aniuat (la línia horitzontal marca molt), però l’encapçalament del bloc ja et dona una idea del subnivell via indentació…

      L’editor, el Notepad++, està molt bé, si.

  2. Un parell de comentaris més:

    Suposo que versiones els fitxers de notes. No? Va molt bé fer-ho per dues raons.
    1. Alguna vegada, sense voler, he esborrat arbres sencers del meu outline (combinació equivocada de tecles de l’Emacs). Al adonar-me’n al cap d’uns dies he pogut sempre recuperar el que havia esborrat, gràcies a l’hostorial de canvis.

    El sistema de control de versions es converteix en un diari. Si fas un o dos commits al dia (és el que faig jo), acabes tenint un diari del que has fet cada dia. Així, si vull saber què vaig fer el dia 3 de novembre de 2012 puc anar a pescar el diff de l’historial del git del dia corresponent.

    1. No, no els versiono perquè de moment només l’uso per marcar tasques i no les modifico, però en qualsevol moment em podria passar el que dius.

      L’historial, el diari que dius, em serveix directament per la manera de guardar les notes, perquè ho faig molt esquemàtic.

      Haig d’estudiar encara com fer conviure aquest punt central (que vull que sigui senzill i ràpid) amb un sistema de notes més complert, però també més distribuit (però després hi ha el problema de la dispersió i la compartició amb companys de projecte…

      Amb què fas tu les còpies? On tens el servidor de versions?

      1. No entenc això de que no modifiques les tasques. No les marques com a fetes? No és això una modificació?

        El problema que tens per posar text a les tasques, i anar escrivint el que fas per resoldre-les, és que cada tasca és una línia, per això el grep funciona. És així, no? Amb org-mode, pots posar text a les tasques i va molt bé per documentar-les.

        Pot ser hauràs de tenir un diari a part, un fitxer de text amb una entrada per cada dia i llavors, d’alguna manera, linkar cada tasca amb l’entrada corresponent del diari. El codi pot ser la pròpia data.

        1. Sí, és correcte el que dius. De fet és el que faig. El document no és un centralitzador de tota la informació, sino que és una llista de tasques pròpia, uns apunts lleugers sobre què haig de fer. La tasca detallada, el recull de la reunió o de la tasca, notes i demés van en els documents dels diferents projectes.

          Ho faig així per separar informació i tasques personals de les de grup i informació comuna. Això pot produir una petita redundància, però a canvi em permet tenir un sistema ràpid d’apunts i idees propi i compartir informació amb l’equip (arribar fins aquí m’ha costat!)

      2. Jo tinc un repo que es diu personal a ~/personal/

        Llavors, tinc un bare repo de personal (~/Dropbox/repos/personal.git).

        Per tant, els pushs de ~/personal/ van a ~/Dropbox/repos/personal.git. Aquest és el “servidor central”.

        Al Dropbox només s’hi han de tenir repos –bare, per evitar problemes en la sincronització.

        També vaig estar provant amb un servidor a Digital Ocean. Va super bé, però són 5$/mes que em puc estalviar amb el Dropbox.

        1. Mmmm… tu treballes amb una màquina Linux. Jo treballo amb una màquina Windows bastant capadeta, i hauria de veure com poder fer això de manera ràpida, còmoda (sempre queda cygwin)…

          De tota manera, aquesta descripció és la que m’interessava, l’estudiaré…

          Moltes gràcies, mestre ;·)

          1. El servidor central, pot ser una memòria USB. Jo també faig push a la memòria USB per redundància (no t’ho havia dit).

            Si la USB té un sistema d’arxius FAT32, el repo de la memòria també ha de ser –bare.

            Per fer el push i el pull, probablement pots emprar el client de git de github, no l’he provat mai per windows (suposo que existeix), però estic segur que ho fa tot molt fàcil.

            Cygwin va molt bé per aquestes coses. No?

          2. Cygwin va molt bé, si.

            De tota manera, buscaré algun plugin per Notepad++, perquè no acostumo a treballar amb cygwin, així intentaria que tot em quedés dins del mateix entorn de treball…

      3. Ah, sí. Pq he provat Digital Ocean? Si em compro una tauleta, la sola manera d’emprar l’org-mode serà fent ssh a la màquina de Digital Ocean, és per això que ho he estat provant. Funciona molt bé.

          1. Jo ho tinc tot a l’org-mode. Com que treballo sol, pràcticament no he de compartir amb altra gent.

  3. Ah, sí, a casa ho utilitzes? Va bé emprar el mateix sistema a casa i a la feina, així tot és més consistent. Però a casa tens Linux, no? Amb quin editor edites els fitxers?

    1. De moment a casa no ho utilitzo perquè és un sistema bàsicament per la feina, per sort les tasques de casa encara les recordo… ;·)

      A nivell personal no guardo notes i si ho faig puc tirar del mateix fitxer en mode pla (perdo els colors, però puntualment no és problema).

      A casa tinc Linux (és clar! ;·) ) però amb Wine es pot utilitzar el Notepad++ (no té versió Linux, que jo sàpiga)… De tota manera, em ronda pel cap fer una versió per gedit de l’outliner, aleshores ja seria complert!

      Temps al temps…

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà.