De bases de dades a documents

Les organitzacions basades en la gestió de la informació i les dades ja fa temps que no només basen els seus sistemes d’informació en bases de dades relacionals.

La complexitat dels diferents contenidors de dades ha augmentat al mateix ritme que les demandes de gestió de nous formats, de noves maneres de cerca i de nous sistemes d’informació. Usem registres en bases de dades relacionals, però també guardem, indexem i cerquem documents (xml, pdf, doc, odt o d’altres), vídeos, imatges o plànols, cerquem la integritat de tot document o registre i la seva perdurabilitat.

La informació necessària per al dia a dia ja no es gestiona exclusivament en aplicatius tancats ni, de manera creixent, en magatzems propis: la interacció amb d’altres actors i l’ús de magatzem externs donen molta més flexibilitat i possibilitats a tot allò que es pot fer, però compliquen enormement també la gestió de les dades.

Fitxers

Habitualment la gestió ha estat molt enfocada al dia a dia: transaccions, registres, cerques, etc., però quan el dia a dia es transforma en un volum acumulat de setmanes, mesos, anys i ja dècades, el rendiment del sistema se’n ressent. Les cerques es fan feixugues, i les còpies de seguretat s’eternitzen.

Veient l’augment de la complexitat de les dades i el volum de les mateixes, cal plantejar-se una gestió integral de les dades, i unes polítiques de conservació i tractament de la informació des d’un punt de vista de gestió més documental:

  • Cal seguir fent backups de tota una base de dades?
    • Podem trossejar els fitxers i passar els registres històrics a documents xml, cercables amb data mining
    • Podem interpretar cada registre com un document íntegre i conservar-lo com a tal?
    • I com guardaríem aleshores les relacions entre ells?
  • Exportar les dades d’una base de dades a documents individuals permetria
    • Aplicar polítiques de conservació i eliminació com quadres de classificació, una gestió més documental de la informació
    • Aplicar data mining per buscar i extreure informació, alliberant el sistema diari de la càrrega antiga
    • Alhora, eliminar l’estructura rígida de les dades podria permetre trobar noves relacions entre elles, extreure conclusions
    • Estudiar històricament els documents, nivell de col·lisió o coincidència, pas a formats no propietaris i estandardització de caràcters per preservació…

Son només algunes idees (potser equivocades), però la transformació de les empreses “informacionals” i la seva gestió amb criteris documentals, i no estrictament de tractament de la informació és un camí ja en curs.