De bases de dades a documents

Les organitzacions basades en la gestió de la informació i les dades ja fa temps que no només basen els seus sistemes d’informació en bases de dades relacionals.

La complexitat dels diferents contenidors de dades ha augmentat al mateix ritme que les demandes de gestió de nous formats, de noves maneres de cerca i de nous sistemes d’informació. Usem registres en bases de dades relacionals, però també guardem, indexem i cerquem documents (xml, pdf, doc, odt o d’altres), vídeos, imatges o plànols, cerquem la integritat de tot document o registre i la seva perdurabilitat.

La informació necessària per al dia a dia ja no es gestiona exclusivament en aplicatius tancats ni, de manera creixent, en magatzems propis: la interacció amb d’altres actors i l’ús de magatzem externs donen molta més flexibilitat i possibilitats a tot allò que es pot fer, però compliquen enormement també la gestió de les dades.

Fitxers

Habitualment la gestió ha estat molt enfocada al dia a dia: transaccions, registres, cerques, etc., però quan el dia a dia es transforma en un volum acumulat de setmanes, mesos, anys i ja dècades, el rendiment del sistema se’n ressent. Les cerques es fan feixugues, i les còpies de seguretat s’eternitzen.

Veient l’augment de la complexitat de les dades i el volum de les mateixes, cal plantejar-se una gestió integral de les dades, i unes polítiques de conservació i tractament de la informació des d’un punt de vista de gestió més documental:

  • Cal seguir fent backups de tota una base de dades?
    • Podem trossejar els fitxers i passar els registres històrics a documents xml, cercables amb data mining
    • Podem interpretar cada registre com un document íntegre i conservar-lo com a tal?
    • I com guardaríem aleshores les relacions entre ells?
  • Exportar les dades d’una base de dades a documents individuals permetria
    • Aplicar polítiques de conservació i eliminació com quadres de classificació, una gestió més documental de la informació
    • Aplicar data mining per buscar i extreure informació, alliberant el sistema diari de la càrrega antiga
    • Alhora, eliminar l’estructura rígida de les dades podria permetre trobar noves relacions entre elles, extreure conclusions
    • Estudiar històricament els documents, nivell de col·lisió o coincidència, pas a formats no propietaris i estandardització de caràcters per preservació…

Son només algunes idees (potser equivocades), però la transformació de les empreses “informacionals” i la seva gestió amb criteris documentals, i no estrictament de tractament de la informació és un camí ja en curs.

Outliner, Markdown i fitxers de text

He fet alguns retocs a la definició de l’outliner que vaig fer per Notepad++:

  • Petits canvis d’edició (números, comentaris)
  • Afegides paraules claus en castellà i anglès
  • Adaptació gràfica al tema Twilight

L’adaptació gràfica a un nou tema vé donada perquè combino l’ús de l’outliner amb fitxers de text fets amb Markdown (uso un mode de Markdown per l’editor que també usa el tema Twilight).

Aquests dos modes, junt amb la característica d’enllaços clickables del mateix editor em permet tenir un sistema complet d’informació, enllaçat i fàcil de mantenir:

  • Tasques, programació (què faig, objectius, estat)
  • Documentació de suport a les tasques (Markdown facilita la visualització de la informació)
  • Documentació de suport a projectes, plataformes, etc
  • Enllaços entre documents només marcant l’adreça (http://, file://)
  • Fàcil edició: només s’edita en mode text, no cal preocupar-se d’estils
  • Fàcil explotació (cerques, aniuaments)
  • Fàcil exportació: son fitxers de text

Un outliner per gestionar tasques

Els diferents mètodes per organitzar tasques pròpies no marquen, normalment, cap eina: és elecció personal de cadascú triar-ne una.

Així, uns usaran outliners (on-line o d’escriptori), altres potser el mateix gestor de correu via carpetes o alguna eina tipus One Note o Lotus, i els més durs usaran emacs amb org-mode).

Després de provar-ne algunes, el que més valoro és:

  • que sigui una eina senzilla
  • ràpida i lleugera (poca càrrega de memòria)
  • facilitat d’instal·lació i gestió
  • que no em tingui lligat per cap format propietari en guardar dades
  • que pugui substituir-lo ràpidament per alguna altra eina
  • que pugui explotar les dades senzillament.

Veient això, finalment m’he decidit per usar un simple fitxer de text, guardant les tasques agrupades per dies i posant una mena d’etiquetes. Tot plegat, com usar un org-mode “sui generis”.

El que faig és guardar les tasques en un document amb aquesta pinta:

13-03-2014 ***
2014-03-13  PDT [CE0371] Ercnffne thv tenpvó qr [rEhoevpn], pbzc
2014-03-13  FET [CE0312] Erivfne rf aúzrebf qr frevr
2014-03-13  FET [CE0022] CZnegn. N sre + cebi nare, dhrqb craqrag
2014-03-13  CUR [CE0357] Pbzcebine shapvbanzrag gf abh freivqbe.
---

14-03-2014 ***
2014-03-14  PDT [CE0371] Ercnff rtenpvó qr [rEhoevpn] v JPP.
2014-03-14  PDT [CE0312] Erivfne  gf, j qr yn GO0071 n yn GO0078
2014-03-14  PDT [CE0312] Raivne er vó ZNPf/IVQZ n Vina. C npvó
2014-03-14  PDT [CE0022] Ervfne fv nzo >>fvtovb/pb  f'raivra ryf< <
2014-03-14  PDT [Frh] Frzof geàzvgf f'rfobeen ha qryf qbf v f'nffvtar
2014-03-14  PDT [Frh] Erivfne credhè f gevtn gnag ra pneertne. 
2014-03-14  PDT [CE0369] Ercnffne qbphzrag q'nedgvyb raivng cre.
---

Setmana ***
2014-03-14  CUR [Setm] Cercn  nygerf [CE0312] (ahzrrf n Vina)
2014-03-14  OK  [Setm] Svanyvgmne ceb cre [CE00222], qrvkn
2014-03-14  CUR [Setm] Qrsvave pbawra cre [CE0352], cebtenzne
2014-03-14  CUR [Setm] Qrvkne gnapnqn ctenqr rEhoevpn [CE0371], nzo
2014-03-14  CUR [Setm] Rayyrfgve freivqbe qr ceegn [CE0357]
---

Com funciona?

  • Guardo les tasques agrupades per dies, i em fixo uns objectius setmanals.
  • Una vegada feta la setmana, les tasques diàries es van agrupant per mesos, i el fitxer va per anys.
  • Format: la primera columna és la data, la segona és l'estat, la tercera l'etiqueta principal i després vé la descripció, que pot incloure tags.
  • estat:
    • PDT Pendent
    • CUR En curs
    • FET Fet
    • REV Revisar
    • POS Posposat
    • OK i KO per tasques setmanals
  • [] marquen etiquetes, que es poden fer servir per remarcar projectes, aplicacions...
  • *** i --- marquen inicis/finals d'agrupacions
  • >> i << marquen l'inici/final de blocs destacats

Senzill, no costa res d'omplir i em permet fer una explotació posterior per projectes o per objectius complerts, o cercar dies o feines...

Per exemple:

  • amb
    grep -o -h "\[.*[^{Setm}]\]" Tasques.notes > resultat.txt

    es poden extreure tots els projectes de la primera columna, i tenim una idea de amb què hem estat treballant (podem fer-ho de tot un fitxer, o seleccionar el període que ens interessi, o combinar fitxers de diversos anys...)

  • Es poden fer cerques per tags (etiquetes entre []) i veure com evoluciona aquella feina
  • Es poden fer núvols de tags per veure què ocupa més el nostre temps

També és veritat que un fitxer de text pla costa de llegir si és una llista extensa, i com que les tasques creixen i creixen, el fitxer on es guarden també ho fa, així que per facilitar la visualització i gestió de les tasques, m'he definit un mode outliner per notepad++, que em permet:

  • Identificar per colors l'estat de les tasques
  • Trobar fàcilment projectes, etiquetes, feines
  • Remarcar comentaris o textos importants
  • Agrupar/desagrupar grups de línies (útil per tancar dies, setmanes, mesos, notes).

Amb una captura de pantalla s'entén millor:

captura_outliner

(els blocs s'obren/tanquen per facilitar el desplaçament entre dies, serveixen per crear notes i es poden aniuar)

La definició del mode és a GitHub, i es pot modificar com es vulgui (el mode té associada l'extensió ".notes" i està associat a un tema fosc, si el proveu).

Organitzar les tasques

El dia a dia es menja les hores de feina, això és un fet.

Lluitar contra això, i contra els costums establerts, les urgències, apagar focs, el telèfon, el correu i algunes distraccions més, pot arribar a consumir un bon tros de temps de la jornada laboral. I és no treballar? No, però la sensació que queda és la de no haver fet res productiu, la de no avançar… i això, amb el temps, desmotiva.

Suposo que, qui més qui menys, s’hi ha trobat. I, qui més qui menys, ha provat també diferents solucions, siguin pomodoros, gtd, inboxzeros… Sigui com sigui, aquestes tècniques proposen només un mètode:

  • Comences aplicant gairebé religiosament els principis, això si, amb una barreja de prova i error, perquè no saps com aplicar-los, com ordenar les tasques, com prioritzar.
  • Segueixes durant un temps.
  • I després veus que la feina segueix creixent, i que no fas revisió del que havies de fer i que no programes ni prioritzes bé, sinó que et marques unes quantes tasques i (pitjor encara!) algunes les deixes per demà!

Total, que no serveix per res… no?

La cosa és que és només un mètode. I aquest mètode és el que has de fer teu, és el que s’ha d’aprendre a treballar, a interioritzar.

Cal dedicar-hi una mica de temps i energia i, sobretot, ser honest amb un mateix:

  • De bon principi no saps com aplicar-ho, per on començar. És igual, prova una primera llista, ja sortirà.
  • Insisteix. Poleix la llista, incrementalment. Tampoc passa res per barrejar coses, projectes.
  • Comença amb les tasques del dia a dia, això et dona una idea del que fas.
  • Després comença a marcar-te objectius per setmanes.
  • No t’enganyis: marca el que no has fet, et permetrà aprendre a programar millor, et donarà pistes de la càrrega de feina que tens.
  • Revisa i redistribueix les tasques sense por, però sense procrastinar.
  • Si no compleixes objectius marcats, indica-ho també. Segur que hi ha tasques que no t’agrada fer que retardes.

Important també:

  • Sentir-se còmode amb l’eina que s’usi per apuntar tasques, sigui quina sigui (cal provar vàries).
  • La manera d’apuntar ha de ser ràpida: no ens hem de passar el dia apuntant tasques, si no fent-les.
  • Cal complementar-ho amb un bon sistema de documentació: la llista de tasques no és la wikipedia de la teva feina.

Són idees molt bàsiques, però son un inici, i no cal complicar-ho.

Smart society

El que ara es porta en gestió de ciutats és el concepte de ciutat intel·ligent: sensorització, recollida d’informació, processament intel·ligent, reducció del consum i optimització dels recursos… sona bé, oi?

El concepte té els seus avantatges indubtables, però cal fer una inversió, és clar, i estem en temps una mica difícils per fer despesa, encara que el venguin com a gairebé revolucionari…

Com ho podriem fer? Hi ha una solució, més barateta i que permetria encarrilar les coses cap aquí: gestors intel·ligents! Brutal, eh? Uns tipus que pensen més enllà dels quatre anys i en el bé comú. I encara més, societat intel·ligent: una ciutadania que no es deixa entabanar, proactiva i no reactiva, responsable de si mateixa. Revolucionari, ara si, eh?

Nota: Cedeixo els conceptes amb llicència CC-BY, no cal dir-ho.
Descàrrec: Hi ha gestors i polítics que sí que pensen en el bé comú, tot s’ha de dir.

Next hype on city management is the smart city concept: sensorization, data collection, intelligent processing, reduction of consumption and resource optimization… sounds great, isn’t it?

The concept has, undoubtely, some advantages, but you must do an investment and, you know, these are hard times… although it’s a kind of revolutionary idea.

How can we do it? There’s a cheaper solution that almost could drive trends to this path: smart management! Great, huh? Some guys who think not just in the next four years but beyond and in the common welfare. What’s more, smart society: citizens who doesn’t get duped, proactives, responsables. Thats really revolutionary, don’t you agree?

Note: All these ideas are for public use under CC-BY license, obviously.
Disclaimer: Exceptionally, there are still some managers and politicians who really think in common welfare.