La informació en una organització

Qualsevol organització té una tendència natural a la dispersió de la seva informació.

A mesura que creix, el que en un moment inicial era un conjunt de dades i informacions conegudes i compartides per tots, creix i es divideix en diferents illes d’informació no del tot connectades, en part degut al propi procés d’especialització de cada persona.

Així, cada persona passa a ser més o menys especialista en un tema, amb un coneixement més profund de determinades àrees i, inversament proporcional, més pobre del conjunt real, el que provoca, a més, una falta de visió dintre del conjunt general de la organització, un aïllament del grup. D’aquesta manera, les persones passen a ser importants per la organització per ser dipositaris d’uns coneixements específics i d’uns procediments lligats a una situació concreta, però no per què puguin aportar altra cosa al conjunt.

Això pot provocar que aquella persona només valgui, o sigui especialment valuosa, en aquell lloc de treball, però que treta de fora de context no tingui cap altra aptitud. Això, ni és bò pel conjunt ni és bò per la persona: a un no li interessa tenir elements especialitzats (a la força, o per deixadesa), i l’altra, a la llarga, es veurà llençat a un estancament de les tasques que pot fer.

Si, en canvi, es disposa de mitjans per posar a l’abast de tothom la informació, de manera que cadascú conegui el que li pertoca “per defecte”, però també pugui tenir accés a d’altres informacions, es poden flexibilitzar tant els fluxes de procés com ampliar els coneixements propis (ampliació de punts de vista, més informació per prendre decisions, més possibilitat de treball en grup i discussió): això fa que les persones es puguin valorar, aleshores, no només pel que saben, sino pel que saben fer. Crec que això és molt més important tant per la organització com per la persona (possibilitats de desenvolupament personal i laboral).

El problema és que aquest canvi no només suposa la disponibilitat de les eines correctes per compartir aquesta informació i comunicació (wikis, CRM’s, BPM’s, missatgeria interna, fòrums, correu, etc…) sino que moltes vegades és molt més important el factor personal o cultural:

  • implica canvis profunds a nivell tant d’hàbits de feina com d’estructura de la pròpia organització: saber fer sentir part d’una organització el seu personal no és fàcil, i és un treball continu;
  • canviar els hàbits d’anys, que dóna seguretat (ai, les rutines), pot provocar pors i desconfiançes;
  • passar d’una estructura jeràrquica on la responsabilitat es pot escalar cap adalt a una estructura en xarxa on s’ha de ser més responsable de la pròpia feina i de la seva gestió no és fàcil tampoc.

Informació gràfica

Les representacions gràfiques de la informació sempre tenen una lectura més enllà de la purament funcional. La estètica associada a qualsevol representació pot ajudar moltíssim tant a la comprensió de les dades com a la visualització dels conceptes que es vulguin destacar, facilitant d’aquesta manera la explicació d’una idea, o fins i tot, millorant la comprensió d’una realitat.

Per posar alguns exemples:

  • La planta, alçat i secció d’un plànol ens pot ajudar a fer-nos una idea de com serà l’edifici i pot donar una informació tècnica molt precisa, però una perspectiva caballera o una isòmetrica ens farà veure molt més ràpidament els volums de l’edifici, la seva imatge final.
  • El plànol d’una ciutat ens mostra com es distribueix aquella ciutat pel territori, però res més. Si a sobre hi dibuixem informació sobre els fluxes de transport, o sobre la distribució i usos del territori, comprendrem molt més bé com funciona aquella ciutat.
  • La relació de diferents tipus de dades inicialment no relacionades sobre eixos geogràfics o temporals ens pot fer veure les relacions ocultes entre ells, les influències mútues o les dependències que existeixen.

Em meravella com una cosa tan (inicialment) simple com la estètica i el disseny poden ajudar a comprendre millor tot allò que ens envolta, com un disseny pot incorporar en base al grafisme molts més elements que la informació purament gràfica, i això ho podem trobar en un esbòs a ma alçada del plànol d’un edifici fins a la visualització en 3D del flux de tràfic sobre els carrers d’una ciutat, georeferenciant els fluxes de dades, de diners o de persones entre territoris o dibuixant mapes conceptuals d’idees.

Estem en una època d’informació purament visual, diuen. Ben posada, doncs, la informació gràfica pot ser tan forta com la paraula.