La informació en una organització

Qualsevol organització té una tendència natural a la dispersió de la seva informació.

A mesura que creix, el que en un moment inicial era un conjunt de dades i informacions conegudes i compartides per tots, creix i es divideix en diferents illes d’informació no del tot connectades, en part degut al propi procés d’especialització de cada persona.

Així, cada persona passa a ser més o menys especialista en un tema, amb un coneixement més profund de determinades àrees i, inversament proporcional, més pobre del conjunt real, el que provoca, a més, una falta de visió dintre del conjunt general de la organització, un aïllament del grup. D’aquesta manera, les persones passen a ser importants per la organització per ser dipositaris d’uns coneixements específics i d’uns procediments lligats a una situació concreta, però no per què puguin aportar altra cosa al conjunt.

Això pot provocar que aquella persona només valgui, o sigui especialment valuosa, en aquell lloc de treball, però que treta de fora de context no tingui cap altra aptitud. Això, ni és bò pel conjunt ni és bò per la persona: a un no li interessa tenir elements especialitzats (a la força, o per deixadesa), i l’altra, a la llarga, es veurà llençat a un estancament de les tasques que pot fer.

Si, en canvi, es disposa de mitjans per posar a l’abast de tothom la informació, de manera que cadascú conegui el que li pertoca “per defecte”, però també pugui tenir accés a d’altres informacions, es poden flexibilitzar tant els fluxes de procés com ampliar els coneixements propis (ampliació de punts de vista, més informació per prendre decisions, més possibilitat de treball en grup i discussió): això fa que les persones es puguin valorar, aleshores, no només pel que saben, sino pel que saben fer. Crec que això és molt més important tant per la organització com per la persona (possibilitats de desenvolupament personal i laboral).

El problema és que aquest canvi no només suposa la disponibilitat de les eines correctes per compartir aquesta informació i comunicació (wikis, CRM’s, BPM’s, missatgeria interna, fòrums, correu, etc…) sino que moltes vegades és molt més important el factor personal o cultural:

  • implica canvis profunds a nivell tant d’hàbits de feina com d’estructura de la pròpia organització: saber fer sentir part d’una organització el seu personal no és fàcil, i és un treball continu;
  • canviar els hàbits d’anys, que dóna seguretat (ai, les rutines), pot provocar pors i desconfiançes;
  • passar d’una estructura jeràrquica on la responsabilitat es pot escalar cap adalt a una estructura en xarxa on s’ha de ser més responsable de la pròpia feina i de la seva gestió no és fàcil tampoc.